W 2025 roku Biuro Obsługi Klienta Urzędu Miejskiego w Stargardzie obsłużyło ponad 32 000 osób. Najczęściej zgłaszane sprawy dotyczyły podatku od nieruchomości, zajęcia pasa drogowego oraz zaświadczeń planistycznych. Wiele z tych procedur można obecnie zrealizować za pośrednictwem internetowego asystenta urzędu.
Wirtualny urzędnik funkcjonuje całodobowo — 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku. System obsługuje ponad 150 procedur administracyjnych i udostępnia przeszło 360 formularzy gotowych do wypełnienia. Użytkownik otrzymuje wskazówki, gdzie należy zgłosić konkretną sprawę; w razie potrzeby system informuje, gdy sprawa powinna być załatwiona w Starostwie Powiatowym lub w Urzędzie Gminy. Dzięki temu możliwe jest ograniczenie niepotrzebnych wizyt w urzędach wynikających z błędnego skierowania sprawy. Żeby spotkać się z wirtualnym asystentem, wystarczy kliknąć tutaj.
Wirtualny asystent udostępnia kreator wniosków, który prowadzi krok po kroku przez proces wypełniania dokumentów. W karcie sprawy gromadzone są wszystkie niezbędne informacje dotyczące procedury i wymaganych dokumentów. Gdy dana sprawa może być załatwiona przez portale państwowe, użytkownik zostaje przekierowany do właściwego serwisu.
System przypomina również o dostępnych usługach e-Doręczeń, co umożliwia otrzymywanie i wysyłanie korespondencji poleconej do różnych urzędów bez konieczności osobistej wizyty. Wirtualny urzędnik komunikuje się w języku polskim i angielskim oraz jest dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
Przed wdrożeniem system został przetestowany w ponad 1 000 scenariuszy opartych na rzeczywistych sytuacjach i jest rozwijany na podstawie kolejnych przykładów użytkowników. Aby skorzystać z wirtualnego asystenta, wystarczy kliknąć tutaj. Użytkownicy mogą wybrać sprawę z katalogu najczęściej załatwianych lub opisać ją własnymi słowami; asystent udzieli merytorycznej odpowiedzi albo pokieruje do właściwej instytucji bądź wydziału.
